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SupportIT-Notfallhandbuch – was hineingehört und wie es aktuell bleibt
Ransomware verschlüsselt den Server, ein Wasserschaden legt den Technikraum lahm, der Internetanschluss fällt für Tage aus: In solchen Momenten entscheidet die erste Stunde darüber, wie lange der Betrieb steht. Wer dann erst Telefonnummern sucht und überlegt, welches System zuerst zurück muss, verliert wertvolle Zeit.
Ein IT-Notfallhandbuch legt diese Entscheidungen vorher fest. Diese Seite erklärt, wie ein Notfallhandbuch aufgebaut ist und worauf es ankommt – und wie BABFE es für Unternehmen in München und Umgebung erstellt und pflegt.
Aufbau eines IT-Notfallhandbuchs
1. Kontakte und Zuständigkeiten
Wer leitet im Notfall, wer entscheidet, wer wird informiert? Namen, Vertretungen und Telefonnummern – auch privat erreichbar, falls E-Mail und Telefonanlage ausfallen.
2. Meldewege und Eskalation
Ab wann ist eine Störung ein Notfall? Wer ruft wen an, und wann wird die Geschäftsführung eingebunden?
3. Kritikalität der Systeme
Eine Übersicht aller wichtigen Systeme mit ihrer Bedeutung für den Geschäftsbetrieb: E-Mail, Fachanwendungen, Dateiablage, Telefonie, Internet.
4. Wiederanlauf-Reihenfolge
In welcher Reihenfolge werden Systeme wiederhergestellt? Abhängigkeiten – etwa Netzwerk vor Server vor Anwendung – werden festgehalten.
5. RTO und RPO
Die RTO (Recovery Time Objective) beschreibt, wie lange ein System höchstens ausfallen darf. Der RPO (Recovery Point Objective) beschreibt, wie viel Datenverlust tolerierbar ist – also wie alt die letzte Sicherung höchstens sein darf. Beide Werte bestimmen, wie Datensicherung und Infrastruktur ausgelegt sein müssen.
6. Notfallkonten und Zugänge
Wo liegen Notfall-Administratorkonten und Wiederherstellungsschlüssel, und wer darf darauf zugreifen? Die Zugänge selbst gehören sicher verwahrt, nicht ins Handbuch.
7. Externe Dienstleister
Internetanbieter, Softwarehersteller, IT-Dienstleister, Versicherung: Kontakte, Vertragsnummern und vereinbarte Leistungen.
8. Kommunikation
Wie werden Mitarbeitende, Kunden und gegebenenfalls Behörden informiert? Vorbereitete Textbausteine sparen im Ernstfall Zeit – bei NIS2-pflichtigen Unternehmen auch für Meldefristen.
9. Tests und Übungen
Ein Handbuch, das nie geübt wurde, hält dem Ernstfall selten stand. Regelmäßige Tests der Wiederherstellung und Übungen am Tisch zeigen Lücken, bevor sie teuer werden.
BSI-Standard 200-4 als Orientierung
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt mit dem BSI-Standard 200-4 ein Vorgehen für das Business Continuity Management. Für kleine und mittlere Unternehmen ist der vollständige Standard oft umfangreich – er ist aber eine gute Orientierung, welche Themen ein Notfallmanagement abdecken sollte. Wir orientieren uns daran und bringen den Umfang auf ein Maß, das zu Ihrer Unternehmensgröße passt.
Für Unternehmen, die unter NIS2 fallen, gehören Aufrechterhaltung des Betriebs, Backup-Management und Wiederherstellung nach einem Notfall ausdrücklich zu den geforderten Maßnahmen.
Warum Vorlagen allein nicht reichen
Wer nach einer IT-Notfallhandbuch-Vorlage oder einem Muster sucht, findet viele Gliederungen. Das Problem: Die Vorlage ist schnell ausgefüllt, aber schon nach wenigen Monaten veraltet. Neue Mitarbeitende, ein geänderter Internetanschluss, ein zusätzlicher Server – und die Angaben im Handbuch stimmen nicht mehr.
Ein brauchbares Notfallhandbuch baut deshalb auf einer aktuellen IT-Dokumentation auf: Welche Systeme gibt es, wer hat welche Rechte, wo liegen die Sicherungen, welche Verträge gelten? Bei unseren Kunden entsteht diese Dokumentation laufend aus dem Betrieb und ist jederzeit im Kundenportal abrufbar – das Notfallhandbuch greift auf dieselben Daten zu.
So erstellen wir Ihr IT-Notfallhandbuch
- 1
Bestandsaufnahme
Systeme, Abhängigkeiten, Datensicherung und Verträge werden erfasst – Grundlage ist die IT-Dokumentation.
- 2
Bewertung
Gemeinsam mit Ihnen legen wir Kritikalität, RTO und RPO je System fest.
- 3
Ausarbeitung
Kontakte, Eskalation, Wiederanlauf-Reihenfolge, Kommunikation und Dienstleister werden beschrieben.
- 4
Abgleich
Wir prüfen, ob Backup und Infrastruktur die festgelegten Ziele tatsächlich erreichen.
- 5
Übung und Pflege
Regelmäßige Tests und Aktualisierung bei jeder relevanten Änderung.
Notfallmanagement als Leistung
Wir erstellen und pflegen Ihr IT-Notfallhandbuch im Rahmen unseres Notfallmanagements (BCM): Analyse kritischer Geschäftsprozesse, Notfall- und Wiederanlaufpläne, regelmäßige Übungen und Unterstützung im Ernstfall. Während der Servicezeiten (Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr) erhalten Sie innerhalb von 2 Stunden eine erste Antwort; Einsätze außerhalb dieser Zeiten vereinbaren wir bei Bedarf individuell.
Ein unverbindlicher Einstieg ist der kostenlose Sicherheitscheck. Mehr zu den Schutzmaßnahmen, die einen Notfall verhindern sollen, lesen Sie auf der Seite IT-Sicherheit München.
Häufige Fragen
Wir bieten keine Download-Vorlage an, weil ein ausgefülltes Muster ohne aktuelle Daten im Ernstfall wenig hilft. Die Gliederung auf dieser Seite zeigt, welche Inhalte hineingehören.
Der Begriff Notfallplan wird oft für einzelne Abläufe verwendet, etwa den Wiederanlauf eines Systems. Das Notfallhandbuch fasst alle Pläne, Kontakte und Zuständigkeiten zusammen.
Für Unternehmen, die unter NIS2 fallen, gehören Notfallvorsorge und Wiederherstellung zu den geforderten Maßnahmen. Auch Versicherer und Auditoren fragen häufig danach.
Die RTO ist die maximal tolerierbare Ausfallzeit eines Systems, der RPO der maximal tolerierbare Datenverlust. Beide Werte legen Sie je System fest.
Das hängt vom Umfang Ihrer IT ab. Wir rechnen nach Aufwand mit 130 € netto je Stunde oder zu einem vorab vereinbarten Preis ab.
Bei jeder relevanten Änderung und mindestens einmal im Jahr mit einer Übung. Da es auf Ihrer laufenden IT-Dokumentation aufbaut, bleibt der Pflegeaufwand gering.
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Erstklassige IT beginnt mit einem ehrlichen Gespräch. Sie planen ein Projekt, suchen einen neuen IT-Partner im Großraum München oder möchten eine zweite Meinung? Die Erstberatung ist kostenfrei – persönlich bei Ihnen vor Ort, telefonisch oder per Teams.
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